Stratégies de sélection des ERP : Identifier la bonne prochaine étape

Plus d'exercice, moins de temps passé devant l'écran, de meilleures relations avec la famille et les amis : beaucoup d'entre nous prennent des résolutions pour la nouvelle année.

Plus d'exercice, moins de temps passé devant un écran, de meilleures relations avec la famille et les amis - nous sommes nombreux à prendre des résolutions pour la nouvelle année. Les organisations profitent également du changement de calendrier pour fixer des objectifs et se concentrer sur des cibles importantes. Les experts s'accordent à dire que le fait de diviser les objectifs en petits morceaux est la clé du succès, qu'il s'agisse de résolutions personnelles ou d'objectifs d'entreprise. 

Si votre entreprise de distribution vise une réduction des coûts, une augmentation des recettes et une plus grande souplesse, un système de planification des ressources de l'entreprise (ERP)pourrait être la clé de la réalisation de ces objectifs. Cependant, le choix du bon système peut s'avérer décourageant. Comment décomposer les stratégies de mise en œuvre d'un système ERP en éléments gérables ? Ce guide peut vous aider à identifier la prochaine étape qui vous permettra d'exploiter la puissance d'un système ERP pour atteindre les objectifs de votre entreprise. 

Commencez ici : Établir des objectifs commerciaux

Pour commencer, commencez par définir les besoins et les objectifs de votre entreprise. Concentrez-vous sur vos objectifs en évaluant vos besoins dans trois catégories principales:  

• Mesures financières telles que la réduction des coûts des intrants, l'augmentation des revenus et une meilleure gestion des flux de trésorerie 
• Satisfaction des clients, y compris l'amélioration des taux de rétention ou de désabonnement et l'augmentation des taux de satisfaction 
• Des processus commerciaux internes qui incluent une meilleure assurance qualité, moins d'erreurs et une conformité réglementaire plus aisée 

Par la suite, déterminez les domaines à améliorer, tels que les tâches manuelles ou les examens fastidieux, ainsi que les points d'appui où de petits changements peuvent produire de grands résultats. Dans une entreprise de distribution, la réactivité de la chaîne d'approvisionnement est souvent un levier important, caractérisé par la capacité à percevoir rapidement les changements et à y répondre. Vous devrez également tenir compte des systèmes existants et de leurs éventuelles lacunes.

À ce stade, vous avez établi un cadre de base pour évaluer la manière dont un système ERP peut apporter une valeur ajoutée à votre entreprise. En outre, ces informations sont utiles pour créer une analyse de rentabilité de haut niveau pour le projet ERP. 

A ce stade, vous avez construit un cadre de base pour évaluer comment un système ERP peut ajouter de la valeur à votre entreprise.

C'est également le moment de préciser votre budget et de déterminer les principales parties prenantes qui devront intervenir tout au long du processus de recherche et de décision, notamment les responsables financiers, les membres de l'équipe informatique et les utilisateurs des principaux groupes fonctionnels.  

De quoi votre entreprise a-t-elle besoin ? Rédiger les exigences d'un ERP

Lorsque vous êtes prêt à aller de l'avant, l'étape suivante consiste à rassembler et à documenter les capacités dont le nouveau système ERP aura besoin pour atteindre les objectifs spécifiés et résoudre les problèmes de votre entreprise. Vous devrez classer les exigences par ordre de priorité ou évaluer leur importance relative.

Les exigences peuvent spécifier des fonctions et des caractéristiques, ainsi que des processus ou des groupes de travail souhaités que le système ERP doit prendre en charge. LifeScience Logistics, par exemple, était à la recherche d'un ERP de distribution robuste et conforme à la FDA, doté d'applications de gestion d'entrepôt et de transport faciles à déployer, à apprendre et à utiliser.  

Les exigences peuvent spécifier les fonctions et les caractéristiques, ainsi que les processus souhaités ou les groupes de travail à prendre en charge.

 Il peut être utile de classer vos besoins par catégories, comme : 

• Gérer les finances avec des fonctionnalités telles que le grand livre et la facturation.
• Prévision des ventes et suivi des transactions avec les outils de gestion des ventes.
• Fournir une assistance aux utilisateurs avec des gestionnaires de comptes dédiés et une assistance téléphonique.
• Surveillez les relations avec les clients grâce à la gestion des prospects et à l'intégration des courriels.
• Suivre les stocks grâce à des fonctionnalités telles que l'évaluation et la catégorisation.
• Optimiser la chaîne d'approvisionnement grâce à l'intégration aux systèmes des fournisseurs et à la planification des quais.
• Améliorer les opérations d'entrepôt grâce à la planification de la main-d'œuvre et à la hiérarchisation des commandes.
• Utiliser les spécifications du système comme la livraison dans le nuage et la compatibilité avec les appareils mobiles. 

Enquête sur le terrain : Recherche et comparaison de différents systèmes ERP

Avec les exigences en main, vous êtes prêt à créer une liste restreinte de fournisseurs de solutions ERP spécifiques à votre secteur et à vos besoins. En combinant les réponses aux demandes de renseignements et aux demandes de propositions, les conversations de suivi et les démonstrations, les fournisseurs peuvent apporter des réponses aux questions essentielles, telles que: 

• Quelles sont les fonctionnalités prioritaires de votre entreprise qui sont proposées en standard ?  
• Quelles sont celles qui sont disponibles en tant qu'offres personnalisées ou boulonnées moyennant un coût supplémentaire ?  
• Le coût est-il conforme au budget à court et à long terme ?
  

Une fois que vous avez identifié le bon système ERP et que vous êtes prêt à vous engager, la dernière étape consiste à élaborer un plan de mise en œuvre et de déploiement assorti d'un calendrier pour les essais, la formation et le déploiement.  

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