Cet article a été publié à l'origine sur Healthcare Business Today.
Le terme "chaîne d'approvisionnement" en dit long. Les points d'acheminement des fournitures, depuis leur réception dans l'hôpital jusqu'au point d'utilisation, représentent des maillons essentiels de cette chaîne.
La plupart des hôpitaux sont encore confrontés à des lacunes dans la chaîne d'approvisionnement dans des domaines clés, qu'il s'agisse du quai de réception au stockage, de la zone de consignation à la salle d'opération, du mouvement entre les services ou d'un autre point le long du continuum.
Lorsqu'il y a une lacune dans la visibilité de l'approvisionnement à n'importe quel point, l'hôpital court le risque qu'un article ne soit pas disponible au moment où il est nécessaire, qu'il soit perdu ou périmé, ou qu'il soit utilisé sur un patient sans que cela soit documenté. Les fournitures invisibles coûtent aux hôpitaux des milliers, voire des millions de dollars par an en gaspillage, en facturation inexacte des coûts de fournitures et en efforts du personnel pour les gérer.
Examinons les raisons courantes des lacunes de la chaîne d'approvisionnement des soins de santé, les raisons pour lesquelles les solutions rapides isolées ne fonctionnent pas et comment une approche de la gestion des stocks à l'échelle de l'entreprise fournit une vue à 10 000 pieds des fournitures d'un hôpital avec la possibilité d'obtenir des informations exploitables pour des changements significatifs.
Combler les lacunes laissées par l'ERP
Compte tenu de leur nom et de leur omniprésence dans le secteur des soins de santé, les systèmes de planification des ressources de l'entreprise (ERP) sont considérés comme la solution pour la gestion des stocks à l'échelle de l'hôpital. Bien qu'ils jouent un rôle important en stockant les contrats de tarification et en fournissant des flux d'approvisionnement pour les fournitures médicales/chirurgicales dans la fiche article, leurs capacités s'arrêtent là.
Le système ERP n'offre qu'une visibilité sur les fournitures médicales/chirurgicales qui ont été commandées et non sur les stocks disponibles ou qui ont été consommés dans un cas donné. En outre, le fichier des articles ne contient pas les articles coûteux et critiques les plus importants à gérer (par exemple, les implants, les produits pharmaceutiques, etc.).
Pour combler ces lacunes, de nombreux hôpitaux utilisent des systèmes décousus et complémentaires pour la gestion des stocks, qui ne s'intègrent pas à leur système ERP et à leur système de dossiers médicaux électroniques (EHR).
Sur le quai de chargement
L'équipe de réception d'un hôpital est chargée de gérer une gamme extrêmement large d'articles - des fournitures courantes livrées par un distributeur principal aux médicaments et produits biologiques sensibles au temps et à la température.
Sans système de gestion de la chaîne d'approvisionnement (GCA), l'équipe de réception dispose probablement de plusieurs systèmes autonomes pour documenter la réception de tout ce qui franchit le quai... et il n'est pas toujours évident de savoir quel article va dans quel système. Une documentation inexacte ou incomplète à la réception peut entraîner des retards dans l'arrivée des articles là où ils sont nécessaires. Elle peut également compromettre le respect des exigences en matière de suivi et de traçabilité des substances contrôlées et des produits à base de tissus humains.
Dans les zones cliniques
En l'absence d'un système de gestion de la chaîne logistique, les hôpitaux utilisent souvent plusieurs systèmes de gestion des stocks dans les unités de soins, les services périopératoires et les laboratoires de cathétérisme et d'irradiation. Bien que ces outils permettent à l'équipe de la chaîne d'approvisionnement de gérer le réapprovisionnement en fonction des niveaux de par pour les fournitures médicales/chirurgicales générales, ils le font en vase clos.
Comme ces systèmes ne sont pas intégrés les uns aux autres, ni aux systèmes ERP ou EHR, l'équipe de la chaîne d'approvisionnement ne peut voir que les fournitures dans les limites de la zone de soins concernée. Sans visibilité sur ces articles tout au long de la chaîne d'approvisionnement interne, elle ne peut pas facilement suivre les mouvements des produits et réorienter les fournitures des zones excédentaires vers les zones où elles sont nécessaires.
L'absence d'intégration du système POU avec les résultats du DSE signifie que les infirmières doivent effectuer une documentation manuelle et fastidieuse sur les produits. Lorsqu'elles n'enregistrent pas les articles utilisés au cours d'un cas, ces articles ne sont jamais facturés au patient et l'hôpital n'est jamais remboursé par le payeur.
Dans la pharmacie
Les pharmacies d'hôpitaux ont toujours été tenues à l'écart, les pharmaciens gérant les produits pharmaceutiques à l'aide de leurs propres systèmes et processus, en dehors des opérations centralisées de la chaîne d'approvisionnement. Par conséquent, l'équipe de la chaîne d'approvisionnement n'a aucun moyen d'identifier les lacunes, et encore moins de les combler.
La menace de la péremption
Les produits périmés qui circulent dans la chaîne d'approvisionnement d'un hôpital constituent une source importante de dépenses et de risques pour les patients, car les systèmes ERP, EHR et POU n'ont pas de logique de péremption pour les gérer.
Il n'y a rien pour alerter la réception lorsque des produits arrivent au quai proches de la date de péremption, aucun moyen efficace ou effectif pour l'équipe de la chaîne d'approvisionnement d'identifier ces produits dans l'inventaire de l'hôpital et de les retirer, et rien pour avertir un clinicien lorsqu'il tente d'utiliser un produit périmé sur un patient.
Comment un système de gestion de la chaîne logistique comble les lacunes de manière holistique
Le secteur de la santé ne doit pas rester dans l'obscurité en ce qui concerne la gestion des stocks. Une plateforme SCM de bout en bout intégrée aux systèmes ERP et EHR consolide la supervision de toutes les fournitures à l'équipe de la chaîne d'approvisionnement, automatise le suivi et la documentation des produits, de la réception à l'utilisation, et fournit aux dirigeants le niveau de visibilité et de contrôle dont ils ont besoin pour atténuer les risques et prendre de meilleures décisions pour les cliniciens et les patients.
Le système SCM relie tous les maillons de la chaîne, comblant les lacunes et éliminant le besoin de systèmes inadéquats et encombrants. Comme la chaîne d'approvisionnement est sous contrôle et que tous les articles en stock dans l'hôpital sont à portée de main, les cliniciens sont déchargés du fardeau de la gestion de l'approvisionnement, ce qui leur permet de consacrer plus de temps aux soins des patients. La documentation automatisée de l'approvisionnement dans le DSE permet une saisie précise des frais, l'établissement des coûts, la facturation des patients et le remboursement des payeurs.
Le suivi intégré des numéros de série et de lot et la logique d'expiration alertent chaque partie prenante sur les produits arrivant à expiration et sur ceux qui ont été rappelés, réduisant ainsi le risque de gaspillage et de préjudice potentiel pour les patients. Il permet également de se conformer à la Joint Commission et à d'autres réglementations relatives au suivi et à la traçabilité des produits.
À l'heure où les directeurs généraux et les directeurs financiers du secteur de la santé se tournent de plus en plus vers l'équipe de la chaîne d'approvisionnement pour analyser les performances, la gestion de la chaîne d'approvisionnement constitue une source unique de données en temps réel, précises et crédibles sur les résultats cliniques, opérationnels et financiers.
Conclusion
Grâce à la mise en œuvre et à l'intégration des trois piliers - ERP, EHR et SCM - un hôpital peut progresser dans son parcours de maturité de la chaîne d'approvisionnement, passant de processus transactionnels à des processus stratégiques, de systèmes disjoints à des systèmes intégrés et d'une prise de décision réactive à une prise de décision proactive.
Il sert de base aux stratégies de la chaîne d'approvisionnement qui remodèlent les soins de santé aujourd'hui, y compris l'intégration clinique, l'achat basé sur la valeur, la planification et la prévision de la demande, et l'autodistribution. Une stratégie holistique de la chaîne d'approvisionnement visant à rationaliser les processus, à optimiser les ressources et à réduire les coûts ouvre la voie à une prestation de soins plus durable.