D'innombrables hôpitaux gèrent avec succès les fournitures médicales et chirurgicales à l'échelle de l'entreprise grâce à des solutions intégrées et automatisées de gestion de la chaîne d'approvisionnement (GCA). Alors pourquoi la plupart d'entre eux utilisent-ils encore un patchwork de systèmes disparates pour gérer les stocks de médicaments ?
Depuis près de 20 ans que je suis pharmacien d'hôpital et consultant, j'ai pu constater de visu le temps et le travail que les équipes pharmaceutiques consacrent à l'approvisionnement et à la gestion des stocks. En discutant avec des responsables de pharmacie, beaucoup croient encore à des mythes courants sur la chaîne d'approvisionnement qui expliquent pourquoi la chaîne d'approvisionnement pharmaceutique hospitalière ne peut pas suivre la même voie de transformation numérique que la chaîne d'approvisionnement médicale/chirurgicale.
Voici cinq des principaux mythes sur la chaîne d'approvisionnement des pharmacies d'hôpitaux que j'ai entendus et comment les surmonter grâce à la technologie SCM d'aujourd'hui.
Mythe n°1 sur la chaîne d'approvisionnement des pharmacies : la chaîne d'approvisionnement pharmaceutique est unique
Oui, les produits pharmaceutiques sont strictement réglementés et les hôpitaux doivent se conformer à de nombreuses exigences qui ne s'appliquent pas aux fournitures médicales/chirurgicales : la loi sur la sécurité de la chaîne d'approvisionnement des médicaments (DSCSA), les exigences renforcées en matière de sécurité de la distribution des médicaments, les normes de gestion des médicaments de la Commission conjointe (TJC), les exigences de la Convention de la pharmacopée américaine (USP) pour les préparations stériles et non stériles, le détournement de médicaments de la Drug Enforcement Administration (DEA) des États-Unis, le programme de réduction des prix des médicaments 340B du gouvernement fédéral, etc.
Mais cela ne signifie pas que les produits pharmaceutiques doivent être gérés en vase clos.
Une solution SCM électronique et automatisée à l'échelle de l'entreprise peut servir de base pour se conformer à ces exigences. Avec l'intégration dans des systèmes autonomes (par exemple, le système de planification des ressources électroniques (ERP), les technologies de gestion des stocks de médicaments), un hôpital peut utiliser la solution SCM pour centraliser l'achat, la réception, le suivi, la gestion, le transfert, les ventes, le déplacement vers des sites satellites et la consommation de fournitures pharmaceutiques en même temps que ses fournitures médicales/chirurgicales.
Mythe n° 2 sur la chaîne d'approvisionnement des pharmacies : je peux utiliser mon système de DSE pour gérer les stocks de médicaments
Comme les logiciels de dispensation et de stockage des produits pharmaceutiques sont intégrés au système de dossier médical électronique (DME) de l'hôpital, les équipes de pharmacie pensent que le DME peut être utilisé pour la gestion des stocks de médicaments. Mais le DSE ne contient que des données sur les médicaments qui ont été scannés à l'entrée et à la sortie de ces solutions ponctuelles, et non l'inventaire complet des produits pharmaceutiques qui se trouvent à l'extérieur de ces solutions (par exemple, dans d'autres lieux de stockage, sur des étagères, etc.)
En outre, lorsque le personnel de la pharmacie souhaite établir un rapport sur les stocks de médicaments conservés dans des solutions intégrées au système de DSE, il ne peut tout au plus accéder qu'aux transactions d'une semaine à la fois. Le DSE n'est pas en mesure de fournir rapidement des données en temps réel sur les stocks ou sur les tendances en matière de consommation et de coût des médicaments sur une période de plusieurs mois ou années. C'est de ces informations globales - et non d'un instantané isolé - dont les responsables des pharmacies ont besoin pour prendre des décisions stratégiques en matière d'achat de médicaments et de gestion des stocks.
D'autre part, une plateforme SCM intégrée au DSE et aux solutions de gestion des stocks de la pharmacie sert de référentiel unique pour toutes les données relatives à l'approvisionnement en médicaments. Et avec l'application d'analyses avancées, elle peut fournir aux dirigeants de la pharmacie des informations en temps réel et exploitables dans toutes les installations et tous les lieux de stockage.
Mythe n° 3 sur la chaîne d'approvisionnement des pharmacies : je peux utiliser mon système ERP pour gérer les stocks de médicaments
On croit également que le système ERP d'un hôpital contient des données sur tous ses produits pharmaceutiques, qui peuvent être utilisées pour guider les décisions en matière de gestion des stocks. Même si la pharmacie d'un hôpital s'approvisionne principalement auprès d'un grossiste, elle fait appel à d'autres tiers (fabricants, distributeurs, etc.) pour d'autres produits pharmaceutiques. Cela signifie que si les achats auprès du grossiste sont traités par le système ERP, il manque toujours des données sur les articles achetés en dehors de ce système, sans entrer dans le système du grossiste ou du distributeur pour exécuter des rapports standard ou spécialisés.
En outre, le système ERP ne contient que des informations sur l'approvisionnement en médicaments, mais pas de données sur ce qu'il est advenu de ces médicaments une fois qu'ils sont arrivés dans l'établissement. Le personnel de la pharmacie et de la chaîne d'approvisionnement ne peut pas l'utiliser pour suivre les produits depuis leur réception jusqu'à leur utilisation. Au lieu de cela, ils doivent s'appuyer sur des solutions ponctuelles qui ne sont pas intégrées à l'ERP.
Là encore, une plateforme SCM intégrée à l'ERP, au DSE et aux solutions ponctuelles offre un niveau complet de visibilité et de contrôle de tous les produits pharmaceutiques tout au long de la chaîne d'approvisionnement de l'hôpital.
Mythe n° 4 sur la chaîne d'approvisionnement des pharmacies : j'ai besoin d'une énorme équipe de rédacteurs pour générer des rapports
Lors d'une session de l'American Society of Health-System Pharmacists (ASHP) Midyear Clinical Meeting and Exhibition qui s'est tenue du 4 au 8 décembre 2022 à Las Vegas, une pharmacie d'un système de santé a décrit comment elle avait mis en place une équipe de cinq personnes dédiée à la production d'analyses. Cette initiative a été prise pour éliminer les longs délais d'attente qu'elle subissait lorsqu'elle demandait des rapports au service informatique de l'hôpital.
Lorsqu'une pharmacie s'appuie sur des systèmes disjoints abritant des silos de données, le processus de compilation, de normalisation et d'analyse de l'information est en grande partie manuel. Il n'est donc pas surprenant qu'une pharmacie constitue une équipe pour accélérer le processus. Mais dans l'environnement actuel des technologies numériques et des données, il n'est tout simplement pas logique, d'un point de vue personnel ou financier, d'aborder la gestion des approvisionnements de cette manière.
Les rapports sur les approvisionnements pharmaceutiques peuvent être automatisés grâce à une plateforme SCM intégrée qui sert de source unique de vérité pour les données relatives aux achats, au suivi et à l'utilisation des médicaments. Avec toutes les données en un seul endroit et l'application de l'analyse, l'équipe de la pharmacie dispose d'informations exploitables à portée de main.
Mythe n°5 sur la chaîne d'approvisionnement des pharmacies : Je reste dans les limites de mon budget d'approvisionnement, il n'est donc pas nécessaire de changer.
Dans de nombreux systèmes de santé et hôpitaux, la direction peut permettre à l'équipe de pharmacie d'opérer en dehors de la chaîne d'approvisionnement centrale si elle respecte le budget et si les cliniciens et les patients ont les médicaments dont ils ont besoin. Mais avec l'augmentation du coût des médicaments et la diminution des revenus, les responsables de la chaîne d'approvisionnement des soins de santé portent un regard plus critique sur leurs dépenses pharmaceutiques.
Sans visibilité sur l'impact de leurs choix sur les résultats, les responsables de la pharmacie peuvent perdre de l'argent sur leurs décisions en matière d'approvisionnement. Par exemple, ils ont peut-être décidé d'externaliser la préparation des médicaments à un moment donné dans le passé en raison d'un obstacle à sa réalisation en interne, mais cet obstacle n'existe plus. Sans analyse pour évaluer le coût de l'externalisation par rapport à la préparation en interne, la pharmacie pourrait jeter de l'argent par les fenêtres.
Avec une plateforme SCM fournissant des analyses sur les fournisseurs, les fournitures et leurs coûts, un responsable de pharmacie peut facilement et rapidement faire preuve de diligence raisonnable pour déterminer le moyen le plus rentable d'acheminer les médicaments à ses patients.
Mythes sur la chaîne d'approvisionnement des pharmacies : Brisés
Les hôpitaux qui ont adopté une stratégie de chaîne d'approvisionnement unique à l'échelle de l'entreprise qui englobe tous les produits, y compris les produits pharmaceutiques, optimisent les ressources en personnel et en fournitures en augmentant l'efficacité et en réduisant le gaspillage.